Método ágil de Scrum

Scrum es un método bondadoso para alcanzar la mayor agilidad posible y así cumplir con la visión de tu proyecto. Si bien sus orígenes se relacionan al desarrollo de software, su uso se esparció hacia proyectos, empresas, organizaciones sin fines de lucro y hasta el mismo Estado. 

El método ágil Scrum propone dos grandes cambios: hacer lo necesario a tiempo y colocar las necesidades o expectativas de las personas en el centro del proyecto u organización. Para lograrlo, debes fortalecer las competencias de tu equipo en la aplicación los principios, roles, herramientas y eventos del Scrum.

Más allá, tendrás que gestionar un cambio cultural que demandará mucho esfuerzo, pero con resultados que superarán largamente los sacrificios. Mantén una fuerte convicción y sentido de propósito para sortear los obstáculos de siempre: la desconfianza, la escasez de recursos, la rigidez, entre otros.

Principios del método Scrum

El origen método ágil de Scrum se inspiró en las innovaciones industriales durante los ochentas. A partir de ello, se dieron aportes e hitos importantes, tales como la conferencia OOPSLA en 1995 o los 12 principios del Manifiesto Ágil en 2001. 

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Gracias a este conjunto de aportes, te proponemos estos principios comunes del Scrum que son usados por diversos autores: 

• Proceso empírico: valora el conocimiento que proviene de la experiencia para asegurar una toma de decisiones sobre la base de la realidad. Para ello, la sinceridad con los equipos, el seguimiento continuo y la flexibilidad de mente y corazón serán clave (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022).
• Autoorganización: significa que junto con tu equipo deben decidir quién hace qué, cuándo y cómo. Así los empoderas y fomentas la motivación, la innovación y la responsabilidad compartida dentro del equipo (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022). Es natural que los equipos se equivoquen, lo importante es aprender rápido de los errores.
• Colaboración: los equipos trabajan juntos y con los actores clave del proyecto u organización para maximizar el valor entregado. Esto promueve la generación de nuevo conocimiento, su articulación y, sobre todo, la apropiación del mismo (SCRUMstudy, 2022). Para ello es importante que los equipos sean multifuncionales para contar con la especialización que el proyecto y organización requiera.
• Priorización basada en valor: para entregar el máximo valor en el menor tiempo posible debes priorizar siempre las tareas según el valor que aportan al proyecto. Es mejor hacer pocas cosas bien que hacer muchas mal (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022).
• Time-boxing: desarrolla el proyecto en bloques de tiempo y mantén un ritmo de avance sostenido. Recuerda el tiempo es el recurso más escaso que tienes y, por tanto, es el más valioso (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022).

Estos principios son fundamentales para la implementación efectiva de Scrum y deben ser respetados en todas las personas que trabajen para organizaciones o ejecuten proyectos conducidos bajo este marco de trabajo.

Cabe resaltar que la aplicación de estos principios en la gestión pública es compleja, dado su extrema rigidez y el excesivo castigo al error que imponen las entidades fiscalizadoras y la opinión pública. No existen incentivos para ser transparentes y aprender rápidamente de los errores. Por ello, la aplicación de estos métodos requiere una urgente modernización de la gestión pública.

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Roles del Scrum

En Scrum, los roles se dividen en dos categorías principales: roles principales, o nucleares, y roles secundarios, o no nucleares. A continuación, se describen los roles nucleares:

1. Dueño del producto: es responsable de maximizar el valor del producto que resulte del trabajo del equipo Scrum. Este rol incluye la gestión efectiva del conjunto de necesidades y expectativas de las personas por atender, lo que implica desarrollar y comunicar claramente las tareas por ejecutar, ordenarlas de manera prioritaria y asegurarse de que se cumplan bajo los criterios de aceptación previamente comunicados al equipo (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022). El Product Owner también es responsable de la visión del producto y de mantener la relación con todos los actores clave del proyecto u organización (O’Connell, 2023).

2. Maestro del Scrum: actúa como un facilitador para el equipo Scrum, asegurando que se sigan las prácticas de este método ágil y eliminando cualquier impedimento que pueda afectar el progreso del equipo. Además, el maestro del Scrum guía al equipo para ser autoorganizado, colaborativo y multifuncional (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022). 

3. Equipo Scrum: es un grupo de personas responsables de mejorar los productos por entregar de manera continua (incrementos de producto) en cada hito del proyecto, o sprint. Los equipos Scrum son multifuncionales y autogestionados, lo que significa que deciden internamente quién hace qué, cuándo y cómo. El equipo es responsable de todas las actividades relacionadas con el producto, desde la colaboración con los interesados hasta la verificación y el mantenimiento del producto (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022).

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Estos roles se complementan con los no nucleares para lograr la visión del proyecto:

1. Actores de interés: incluye a clientes, usuarios, financistas o directorios que interactúan frecuentemente con el equipo principal de Scrum y tienen influencia en el proyecto u organización a lo largo de su desarrollo. Estos actores proporcionan información y facilitan la creación del producto del proyecto (SCRUMstudy, 2022).

2. Cuerpo guía de Scrum: es un rol opcional que incluye un conjunto de documentos o un grupo de expertos en temas como la calidad, las regulaciones, la seguridad u otros. Estos documentos o expertos guían el trabajo de los roles nucleares (SCRUMstudy, 2022).

3. Proveedores: son personas u organizaciones externas que ofrecen productos o servicios que no están dentro de las competencias básicas de la organización del proyecto. Pueden influir en el proyecto proporcionando recursos y servicios necesarios para el desarrollo del producto (SCRUMstudy, 2022).

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Herramientas de Scrum

Scrum presenta un flujo de trabajo que guiará los eventos que el equipo debe seguir en cada proyecto y, sobre todo, las herramientas que debe utilizar. A continuación, describimos las características de aquellas herramientas más relevantes:

• Declaración de visión del proyecto: es un documento que explica las necesidades y expectativas que el proyecto busca satisfacer y alcanzar. Sirve como una guía para que todo el equipo, durante el desarrollo del proyecto u organización, asegure que las personas estén en el centro. Esta visión clara, concisa e inspiradora se utiliza como base para desarrollar las historias de usuario, que son las necesidades y expectativas que buscarán satisfacer y alcanzar (SCRUMstudy, 2022; Schwaber & Sutherland, 2020).
• Product backlog priorizado: incluye historias de usuario como requisitos específicos del producto. Se escriben con un formato que facilita su comprensión y desarrollo por parte del equipo Scrum. Además, estas historias están priorizadas según el valor que aportan al cliente (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022). El dueño del producto es responsable de gestionar y priorizar el product backlog, asegurándose de que sea transparente y entendido por todos (O’Connell, 2023).
• Sprint backlog: es un subconjunto de tareas del product backlog para alcanzar hitos del proyecto, o sprints, que el equipo se compromete a completar. Incluye el objetivo del sprint, las tareas y los elementos que la componen y un plan de acción para mejorar el producto desarrollado en cada sprint (incremento del producto). El sprint backlog es una herramienta dinámica que se actualiza a lo largo del sprint a medida que se aprende más y se ajusta al trabajo planificado (Schwaber & Sutherland, 2020). El sprint backlog ayuda al equipo a mantenerse enfocado y organizado durante el sprint (O’Connell, 2023).

Eventos del Scrum

Los eventos del Scrum contribuirán a potenciar el valor de las herramientas y a aplicar los principios y los roles del Scrum. Son cinco eventos:

• Reunión de visión del proyecto: es un evento crucial en Scrum que ayuda a establecer una comprensión clara y compartida del objetivo del proyecto entre todos los interesados. Su propósito es identificar el contexto del proyecto u organización, los requerimientos y las expectativas de los interesados para desarrollar una declaración de la visión del proyecto eficaz (SCRUMstudy, 2022). Es fundamental para asegurar que todos los miembros del equipo y los actores clave estén alineados y comprometidos con el objetivo del proyecto u organización desde el principio. Ello te facilitará una mejor planificación, ejecución y entrega de valor a lo largo del ciclo de vida del proyecto (Schwaber & Sutherland, 2020; O’Connell, 2023).

• Planificación del sprint: puede durar entre dos y ocho horas. Se aborda por qué es valioso este sprint, qué se puede hacer y cómo se realizará el trabajo. El dueño del producto debe asegurar que los asistentes estén preparados para discutir los elementos más importantes del product backlog y cómo se relacionan con el objetivo del producto u organización (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022).
• Scrum diario: dura 15 minutos durante los días hábiles del sprint. Se hace seguimiento al progreso hacia el objetivo para adaptar el sprint backlog según sea necesario. Esta reunión mejora la comunicación, identifica impedimentos por remover y promueve la toma rápida de decisiones (Schwaber & Sutherland, 2020; O’Connell, 2023).
• Revisión del sprint: dura entre una y cuatro horas. Se evalúa el resultado del sprint para determinar futuras adaptaciones. El equipo Scrum presenta sus entregables a los actores clave y se discute el progreso hacia el objetivo del producto, así como los siguientes pasos (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022).
• Retrospectiva del sprint: dura entre una y tres horas. Se evalúan formas de aumentar la calidad y la efectividad con respecto a las personas, las interacciones, los procesos, las herramientas y su definición de terminado. El equipo analiza qué salió bien durante el sprint, qué problemas encontró y cómo se resolvieron (o no) esos problemas. Las mejoras más impactantes se aplicarán para el siguiente proceso de Scrum (Schwaber & Sutherland, 2020; SCRUMstudy, 2022).

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Otros conceptos clave de Scrum

El incremento del producto, que el equipo Scrum desarrolla en cada sprint, implica la implementación y aceptación de todas las historias del product backlog priorizado. El dueño del producto decidirá si está listo para mostrarlo a los actores de intre´s calve, quienes serán los mejores jueces para determinar si se debe concluir o seguir mejorando. Así, el incremento del producto debe cumplir con la definición de lo hecho.  

Para cumplir con la definición de lo hecho, las tareas del product backlog priorizado tienen que cumplir con los criterios de aceptación que el dueño del producto solicitó al equipo desarrollador con la finalidad de evaluar su resultado final.

Dicho de otro modo, en cada sprint se debe asegurar un incremento del producto. Para ello, es importante que las tareas del product backlog se cumplan según los criterios de aceptación que el dueño del producto compartió de manera previa con el equipo Scrum. Solo así se podrá alcanzar la visión del proyecto, es decir, satisfacer las necesidades y alcanzar las expectativas que se listaron de manera prioritaria en el product backlog. Para asegurarlo existe la definición de lo hecho. 

Fieles a los principios del Scrum y a la visión inspiradora de su líder, tu equipo aplicará principios, asumirá roles, seguirá eventos y usará herramientas para alcanzar su más alto potencial.

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