En este post detallamos los cambios normativos para clarificar la obligación de implementar la mesa de partes digital y la notificación electrónica en los procedimientos administrativos de las entidades públicas; y orientar a los responsables del trámite documentario en las entidades públicas. Todo ello en el marco de la modernización de la gestión pública.
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Mesa de partes digital y notificación electrónica
Desde la dación de la Ley de Gobierno Digital en el año 2018 (Decreto Legislativo 1412), se dieron varios esfuerzos para implementar servicios digitales, como la mesa de partes digital y la notificación electrónica, en las entidades de la Administración Pública.
El Decreto Legislativo 1412 introduce el concepto de sede digital como un canal para realizar trámites administrativos con entidades públicas y darles seguimiento, así como enviar y recibir documentos electrónicos.
Este decreto también define al domicilio digital como el domicilio habitual de un ciudadano en el entorno digital, para que las entidades públicas efectúen comunicaciones o notificaciones.
En abril de 2021, la Ley 31170 dispuso la obligación de implementar la sede digital y el domicilio digital en las entidades públicas, a través de la creación de mesas de partes digitales y notificaciones a correos o casillas electrónicas.
La reciente Ley 31465, Ley que facilita la recepción documental digital, clarifica el rol de la sede y el domicilio digital en los procedimientos administrativos regidos por la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (LPAG).
Si bien era obligatorio implementar la mesa de partes digital y la notificación electrónica, ello se aclaró en el marco de la LPAG para el trámite de los procedimientos administrativos que se solían realizar de forma física.
Esta medida refuerza el medio de simplificación administrativa para la modernización de la gestión pública.
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Nuevas responsabilidades para la mesa de partes digital
Si eres responsable de la unidad de trámite documentario en tu entidad, deberás tener en cuenta lo siguiente:
- En todo escrito que presente el administrado, de manera física o a través de la mesa de partes digital, debe constar el correo electrónico o casilla electrónica para efectos de la notificación.
- Solo se requerirá copia del escrito en caso la presentación sea de forma física.
- Cuando el escrito se presente por mesa de partes digital u otros medios de transmisión de datos a distancia, ya no es necesaria la presentación física de la documentación remitida.
- El horario de atención de la mesa de partes digital es de veinticuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana.
Recuerda que la Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros es el ente rector en esta materia, y brinda la asistencia técnica para la implementación de procesos de transformación digital en el sector público.
Cuadro comparativo de los cambios normativos
A continuación describimos los cambios específicos que la Ley 31465 introduce en la LPAG.
Texto original de la LPAG | Texto modificado por la Ley 31465 |
Artículo 113.- Requisitos de los escritos Todo escrito que se presente ante cualquier entidad debe contener lo siguiente: (…) 5. La dirección del lugar donde se desea recibir las notificaciones del procedimiento, cuando sea diferente al domicilio real expuesto en virtud del numeral 1. Este señalamiento de domicilio surte sus efectos desde su indicación y es presumido subsistente, mientras no sea comunicado expresamente su cambio. (…) | Artículo 113.- Requisitos de los escritos Todo escrito que se presente ante cualquier entidad debe contener lo siguiente: (…) 5. La dirección del lugar donde se desea recibir las notificaciones del procedimiento, cuando sea diferente al domicilio real expuesto en virtud del numeral 1. Este señalamiento de domicilio surte sus efectos desde su indicación y es presumido subsistente, mientras no sea comunicado expresamente su cambio. Asimismo, el correo electrónico o, de ser el caso, la casilla electrónica, conforme al artículo 20 de la presente ley. (…) |
Artículo 114.- Copias de escritos 114.1 El escrito es presentado en papel simple acompañado de una copia conforme y legible, salvo que fuere necesario un número mayor para notificar a terceros. La copia es devuelta al administrado con la firma de la autoridad y el sello de recepción que indique fecha, hora y lugar de presentación. […] | Artículo 114.- Copias de escritos 114.1 Cuando el escrito sea presentado de forma física, se hace en papel simple acompañado de una copia conforme y legible, salvo que fuere necesario un número mayor para notificar a terceros. La copia es devuelta al administrado con la firma de la autoridad y el sello de recepción que indique fecha, hora y lugar de presentación. […] |
Artículo 117.- Recepción documental 117.1 Cada entidad tiene su unidad general de recepción documental, trámite documentado o mesa de partes, salvo cuando la entidad brinde servicios en varios inmuebles ubicados en zonas distintas, en cuyo caso corresponde abrir en cada local registros auxiliares al principal, al cual reportan todo registro que realicen. […]
| Artículo 117.- Recepción documental 117.1 Cada entidad tiene su unidad general de recepción documental, trámite documentado o mesa de partes, salvo cuando la entidad brinde servicios en varios inmuebles ubicados en zonas distintas, en cuyo caso corresponde abrir en cada local registros auxiliares al principal, al cual reportan todo registro que realicen. Asimismo, cada entidad cuenta con una mesa de partes digital, conforme a los alcances establecidos en la Ley 31170, cuyo horario de atención es de veinticuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana. […] |
Artículo 123.- Recepción por transmisión de datos a distancia […] 123.2 Siempre que cuenten con sistemas de transmisión de datos a distancia, las entidades facilitan su empleo para la recepción de documentos o solicitudes y remisión de sus decisiones a los administrados. 123.3 Cuando se emplean medios de transmisión de datos a distancia, debe presentarse físicamente dentro del tercer día el escrito o la resolución respectiva, con cuyo cumplimiento se le entenderá recibido en la fecha de envío del correo electrónico o facsímil. […]
| Artículo 123.- Recepción por transmisión de datos a distancia […] 123.2 Las entidades, en tanto implementan la mesa de partes digital, conforme a los alcances establecidos en la Ley 31170, facilitan el empleo de sistemas de transmisión de datos a distancia para la recepción de documentos o solicitudes y remisión de sus decisiones a los administrados. La Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros o la que haga sus veces supervisa el adecuado funcionamiento de dichos sistemas de transmisión de datos a distancia. 123.3 Cuando se emplean medios de transmisión de datos a distancia, no es necesaria la posterior presentación física de la documentación remitida. […] |
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Referentes
Poder Ejecutivo (2018). Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital (Decreto Legislativo 1412). Link
Congreso de la República (2021). Ley que dispone la implementación de mesas de partes digitales y notificaciones electrónicas (Ley 31170). Link
Congreso de la República (2022). Ley que modifica la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, a fin de facilitar la recepción documental digital (Ley 31465). Link