Gestión por procesos

La gestión por procesos es una metodología que evolucionó significativamente a lo largo del tiempo, adaptándose a las necesidades cambiantes de las organizaciones.

Aquí exploraremos la evolución de este concepto, los tipos de procesos y cómo puedes implementar la gestión por procesos en tu organización. 

Evolución de la gestión por procesos

La gestión por procesos tiene sus raíces en las primeras décadas del siglo XX, cuando las empresas comenzaron a aplicar técnicas de racionalización del trabajo y producción en masa. Hacia 1950, W. Edwards Deming popularizó la idea de la mejora continua de los procesos como una forma de aumentar la calidad y la productividad.

En los años 90, autores como Michael Hammer y James Champy impulsaron la reingeniería de procesos, proponiendo una reorganización radical para lograr mayor eficiencia.

Desde 2010, la gestión por procesos comenzó a integrar tecnologías de la información y enfoques más ágiles para adaptarse a un entorno empresarial cada vez más dinámico (Ortíz-Fernandez et al., 2024)

La gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) ganó relevancia, permitiendo a las organizaciones modelar, mejorar y automatizar sus procesos comerciales para aumentar la calidad, eficiencia y agilidad (Ortíz-Fernandez et al., 2024)

Tipos de procesos

En la gestión por procesos, estos se pueden clasificar en varios tipos:

1. Procesos estratégicos: son aquellos que definen la dirección y objetivos de la organización. Incluyen la planificación estratégica y la gestión de la innovación.
2. Procesos operativos: Son los procesos centrales que generan valor para el cliente. Incluyen la producción, la logística y la atención al cliente.

3. Procesos de apoyo: son aquellos que soportan los procesos operativos. Incluyen la gestión de recursos humanos, la tecnología de la información y la contabilidad.

En el caso de la gestión pública, los procesos se clasifican en estratégicos, misionales y de soporte, respectivamente. 

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Durante la frugalización, enfoque que busca simplificar y reducir costos en los procesos sin sacrificar la calidad, es útil clasificar los procesos en aquellos que tienen un contacto directo con el público objetivo (los operativos o misionales) y los que tienen un contacto indirecto (los estratégicos y de apoyo).  

De este modo, la frugalización dispone la secuencialidad y simultaneidad de los procesos para lograr mayor efectividad y evitar duplicidad. Así, se logran diseñar productos y servicios que sean asequibles y accesibles, utilizando menos recursos y tecnologías más simples (Turín Meza, 2017).

Implementación de la gestión por procesos 

Para implementar la gestión por procesos en tu organización, puedes seguir estos pasos:

1. Identificación de macroprocesos y procesos: mapea todos los macroprocesos y procesos existentes en tu organización alineados con la misión y visión de la organización, clasificándolos en estratégicos, operativos y de apoyo (Wearedrew, 2022). Así, los macroprocesos contarán con procesos diversos. Por ejemplo, el macroproceso estratégico de planeamiento financiero podría tener como procesos la estimación del presupuesto, la proyección de ingresos, entre otros; o el macroproceso operativo de atención al público podría contener los procesos de capacitación a trabajadores, adecuación de los espacios, entre otros.  
2. Identificación de los procedimientos: son las instrucciones detalladas que describen cómo se deben llevar a cabo las actividades dentro de un proceso. Los procedimientos aseguran la consistencia y calidad en la ejecución de las tareas (Sinapsys, 2021). Por ejemplo, el proceso de capacitación a trabajadores puede necesitar los procedimientos de identificación de brechas de capacidades, contratación de capacitadores, ejecución y evaluación de las capacitaciones y retroalimentación para la mejora continua. 
3. Frugalización de procesos: el mapeo de cada proceso y sus procedimientos ayuda a identificar la secuencialidad y simultaneidad de los procesos, es decir, identificar en qué medida se complementan o se duplican. Así, se pueden implementar mejoras para optimizar los procesos, eliminando actividades redundantes y automatizando la coordinación entre departamentos (Turín Meza, 2017)
4. Monitoreo y mejora continua: establece indicadores de desempeño y realiza un seguimiento constante para asegurar la mejora continua de los procesos (Ortíz-Fernandez et al., 2024).

Además, te en cuenta que la identificación de procesos y procedimientos te ayudarán a definir con mayor precisión y pertinencia la cantidad óptima de puestos de trabajo y sus funciones. Incluso, podrás tener mayor información para optimizar el organigrama y los perfiles de cada puesto de trabajo.

Relación entre gestión de procesos y el método ágil de Scrum

El método Scrum es una metodología ágil que se basa en ciclos iterativos y en la colaboración de equipos multifuncionales para entregar productos y servicios de manera rápida y eficiente. 

La gestión de procesos y Scrum comparten varios principios y beneficios:

1. Artefactos del Scrum: los macroprocesos estratégicos contribuirán con el desarrollo de la visión del producto, mientras que la identificación de procesos y procedimiento operativos y de apoyo ayudará a desarrollar los product backlog y sprint backlog.  
2. Roles del Scrum: la identificación de procesos es útil para asignar la responsabilidad de su ejecución bajo criterios de eficiencia y efectividad a los dueños de producto dentro de una organización. 
3. Eventos del Scrum: la frugalización ayudará a fomentar la colaboración entre los diversos equipos de Scrum y la necesidad de contar con equipos multifuncionales durante las revisiones del sprint y las reuniones diarias.

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Implementar la gestión por procesos en tu organización puede ser un desafío, pero los beneficios en términos de eficiencia, calidad y satisfacción del cliente hacen que valga la pena el esfuerzo. ¡Empieza hoy y lleva tu organización al siguiente nivel!