Cómo utilizar Microsoft Planner para el método ágil de Scrum

El método ágil de Scrum te ayudará a alcanzar la visión de tus proyectos u organizaciones con mayor agilidad posible. Para ello, debes prepararte en el dominio de la técnica y aprender cómo utilizar el Microsoft Planeer, entre otras herramientas, para gestionar este método ágil.  

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Para conducir tus proyectos o gestionar organizaciones bajo el método ágil de Scrum, el Microsoft Planner puede ser una herramienta muy útil que todo miembro del Scrum debe dominar para ejecutar sus roles con máxima eficiencia.

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Esta herramienta de gestión de tareas visual y colaborativa te permite organizar y seguir el progreso de tu equipo de manera efectiva. Con la ayuda de la inteligencia artificial de Microsoft Copilot, te compartimos recomendaciones clave para su uso:

Configuración Inicial

• Crear un Plan: lo primero que debes hacer es crear un nuevo plan en Microsoft Planner. Este plan será el contenedor principal de todas las tareas y actividades relacionadas con tu proyecto Scrum.
• Definir los depósitos: en Microsoft Planner, los depósitos son columnas que puedes utilizar para organizar tus tareas. Para un proyecto Scrum, puedes crear depósitos para cada sprint, por ejemplo, «Sprint 1», «Sprint 2», etc. También puedes tener un depósito para el product backlog, donde se almacenan todas las tareas pendientes (SharePoint Maven, 2017).

Gestión del product backlog

• Agregar tareas: el product backlog es una lista priorizada de todas las tareas y requisitos del proyecto. En Microsoft Planner, puedes agregar estas tareas al depósito del product backlog. En las notas de cada tarea, debes agregar una descripción clara y, si es posible, criterios de aceptación. Podría estar, o no, asociada a una historia de usuario.
• Priorizar tareas: una vez que hayas agregado todas las tareas, debes priorizarlas según el valor que aportan al proyecto u organización. Puedes mover las tareas dentro del depósito para reflejar su prioridad (Mr. SharePoint, 2023).

Planificación del sprint

• Seleccionar tareas para el sprint: Antes de comenzar un sprint, debes seleccionar las tareas del Product Backlog que se completarán durante el sprint. Mueve estas tareas al depósito del sprint actual.
• Asignar tareas: asigna cada tarea a los miembros del equipo responsables de completarlas. Microsoft Planner permite asignar tareas a múltiples personas, lo que es útil para tareas colaborativas (AvePoint, 2023). Sin embargo, es recomendable que asignes hasta dos miembros por cada tarea para no diluir responsabilidades. 

Ejecución del sprint

• Scrum diario: aunque Microsoft Planner no tiene una función específica para reuniones, puedes usar Microsoft Teams integrado con Planner para realizar tus reuniones diarias. Durante estas reuniones, cada miembro del equipo puede actualizar el estado de sus tareas directamente en Planner. Para ello, se recomienda que suba sus avances a datos adjuntos y lo informe en mensajes.
• Seguimiento del progreso: utiliza las etiquetas y los estados de las tareas (como «No iniciado», «En progreso» y «Completado») para hacer un seguimiento del progreso del sprint. Planner también ofrece gráficos y vistas de progreso que te permiten ver rápidamente cómo avanza el sprint (SharePoint Maven, 2017).  Esta tarea está a cargo del dueño del producto, quien debe dar seguimiento al avance de la tarea y tachar aquellas que se completen bajos los criterios de aceptación. 

Revisión y retrospectiva del sprint

• Revisión del sprint: al final del sprint, realiza una reunión de revisión para presentar los incrementos del producto completados. Puedes usar Planner para mostrar qué tareas se completaron y cuáles no.
• Retrospectiva del sprint: después de la revisión, realiza una retrospectiva del sprint para discutir qué salió bien, qué no salió tan bien y cómo se puede mejorar en el próximo sprint. Puedes crear tareas en Planner para las acciones de mejora identificadas durante la retrospectiva (Mr. SharePoint, 2023).

Mejora Continua

• Refinamiento del backlog: durante el proyecto, es importante refinar continuamente el product backlog. Añade nuevas tareas, actualiza las existentes y reprioriza según sea necesario. Planner facilita este proceso con su interfaz de arrastrar y soltar.
• Integración con otras herramientas: Microsoft Planner se integra perfectamente con otras herramientas de Microsoft 365, como Teams, OneNote y Outlook. Esto permite una colaboración fluida y una gestión de proyectos más eficiente (AvePoint, 2023).

En conclusión, Microsoft Planner es una herramienta poderosa y flexible que puede ayudarte a implementar Scrum de manera efectiva en tus proyectos. Su interfaz intuitiva y sus capacidades de colaboración hacen que sea fácil de utilizar para equipos de todos los tamaños. Al seguir estos pasos, podrás aprovechar al máximo Microsoft Planner para conducir proyectos bajo el método ágil de Scrum y entregar productos de alto valor de manera iterativa y eficiente.

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