Cómo utilizar Microsoft Planner para el método ágil de Scrum

El Método ágil de Scrum ayudará a alcanzar la visión del proyecto u organización con la mayor agilidad posible. Para ello, es importante el dominio de la técnica y aprender cómo utilizar el Microsoft Planeer, entre otras herramientas, para gestionar este método ágil.  

Para las personas con Los roles nucleares del Scrum, el Microsoft Planner constituye una herramienta de gestión de tareas visual y colaborativa te permite organizar y seguir el progreso del equipo de manera efectiva. Con la ayuda de la inteligencia artificial de Microsoft Copilot, compartimos recomendaciones clave para su uso:

Configuración Inicial

• Crear un Plan: lo primero es crear un nuevo plan en Microsoft Planner. Este plan será el contenedor principal de los depósitos, las tareas y elementos que buscan satisfacer las historias de usuario listadas en el product backlog priorizado.
• Definir los depósitos: en Microsoft Planner, los depósitos son columnas que se pueden utilizar para distribuir las tareas por sprints backlogs o por áreas de trabajo. Así, se puede crear depósitos para cada sprint, por ejemplo, «Sprint 1», «Sprint 2», etc. 

• Agregar tareas: el sprint backlog es una lista priorizada de todas las tareas para cada etapa, o sprint, del proyecto. En Microsoft Planner, puedes agregar estas tareas al depósito del sprint backlog. 

Planificación del sprint backlog

• Asignar responsables: cada tarea debe contar con los miembros del equipo responsables de completarlas. Microsoft Planner permite asignar cada tarea a múltiples personas, lo cual es útil para tareas colaborativas (AvePoint, 2023). Sin embargo, es recomendable que asignar a solo un miembro por cada tarea para no diluir responsabilidades y facilitarle su monitoreo. 
• Determinar fechas de inicio y entrega: colocar ambas fechas facilitará conocer la duración de cada proyecta. Este ejercicio cumple con el principio de time-boxing.  
• Redactar las notas de las tareas: en las notas de cada tarea, se debe agregar una descripción clara que refleje los criterios de aceptación de la tarea. 
• Redactar los elementos de la tarea: para cumplir con los criterios de aceptación, se requiere un conjunto de elementos, o actividades. Redactarlos permite generar mayor certidumbre sobre el avance de la tarea. Incluso se puede actualizar la fecha de entrega según el cumplimiento de cada elemento.  

Ejecución del sprint y scrums

• Scrum diario: aunque Microsoft Planner no tiene una función específica para reuniones, se puede usar Microsoft Teams para realizar las reuniones diarias o periódicas. Previamente, cada miembro del equipo puede actualizar el estado de sus tareas redactando el avance en la parte de comentarios de abajo. Además, se recomienda que adjunte los documentos que materializan el cumplimiento de la tarea. 
• Seguimiento del progreso: utilizar las etiquetas y los estados de las tareas (como «No iniciado», «En progreso» y «Completado») para hacer un seguimiento del progreso del sprint. Planner también ofrece gráficos y vistas de progreso que te permiten ver rápidamente cómo avanza el sprint (SharePoint Maven, 2017).  Esta tarea está a cargo del dueño del producto, quien debe dar seguimiento al avance de la tarea y tachar aquellas que se completen bajos los criterios de aceptación.

En conclusión, Microsoft Planner es una herramienta poderosa y flexible que puede ayudar a implementar Scrum de manera efectiva. Su interfaz intuitiva y sus capacidades de colaboración hacen que sea fácil de utilizar para equipos de todos los tamaños. Al seguir estos pasos, se puede aprovechar esta herramienta al máximo para conducir proyectos bajo el método ágil de Scrum y entregar productos de alto valor de manera iterativa y eficiente.